Analisis Surat Dinas
A.
Bentuk Surat
1.
Secara
keseluruhan surat dinas tersebut menggunakan bentuk “Surat Lurus”, hanya saja
dari bagian Alamat Surat sampai Salam Penutup itu seharusnya sejajar / lurus
dengan Nomor, Lampiran dan Hal/Perihal, tidak seperti pada contoh surat dinas
tersebut
B.
Bagian-bagian Surat
1. Kepala
Surat
a.
Nama
kantor/perusahaan/organisasi dsb.
Surat dinas
tersebut bertuliskan nama organisasi disertai dengan lambang organisasinya,
yaitu : KARANG TARUNA TUNAS KARYA DESA MANIS KIDUL Kec. Jalaksana Kab.
Kuningan.
Tetapi
dalam penulisannya, sebaiknya disamakan penggunaan jenis huruf nya, apabila
capital semua, maka semua Nama Organisasi tersebut harus capital semuanya, dan
apabila huruf kapitalnya hanya awal dari setiap katanya saja, maka semuanya
harus seperti itu, agar terlihat lebih rapih dan tersusun, tidak dicampur
seperti pada contoh.
b. Alamat
Surat
tersebut sudah mencantumkan alamat lengkap, hanya saja pada keterangan
nomornya, sebaiknya tidak usah menulis Nomor/No. , cukup angkanya saja.
c. Nomor
telepon.
Surat
tersebut mencantumkan nomor telepon yang bisa dihubungi, hanya saja kata
“Telepon” sebaiknya tidak boleh menggunakan bahasa Inggris, yaitu dengan kata
“phone”, cukup ditulis Telepon/Tlp.
d. Nomor
kotak pos
Surat
tersebut mencantumkan nomor kotak pos,
hanya saja sebaiknya tidak menuliskan kata “Kode Pos”, cukup angkanya saja,
yaitu : 45554
e. Nama
alamat kawat
Surat
tersebut dilengkapi juga dengan alamat kawatnya berupa alamat gmail, yaitu : tunaskarya@gmail.com
f. Faksimile
Pada surat
tersebut tidak mencantumkan nomor fasimil, tetapi tidak apa-apa, karena nomor
faksimil hanya ditambahkan jika ada saja.
2. Tanggal
surat
Pada
tanggal surat, seharusnya tidak menuliskan tempat membuat surat tersebut, cukup
hanya tanggalnya saja, yaitu : 28 Februari 2016 dan tidak boleh disingkat
seperti 28 Feb 2016 atau 28-02-2016
3. Nomor
surat
Surat
tersebut menuliskan nomor surat, yaitu
Nomor : 001/KT/TNS-KRY/II/2016 dengan rincian :
001 adalah
urutan nomor surat yang dibuat oleh organisasi tersebut, tetapi tidak usah
dicetak tebal, cukup biasa saja penulisannya.
KT adalah
singkatan jenis organisasi yaitu Karang Taruna
TNS-KRY
adalah singkatan nama organisasi yaitu Tunas Karya
II adalah
keterangan bulan ditulisnya surat tersebut dan memang harus menggunakan jenis
angka romawi
2016 adalah
keterangan tahun dalam pembuatan surat tersebut
4. Lampiran
Surat
tersebut tidak berisikan lampiran, jadi pada bagian lampiran hanya ditulis
dengan tanda “-“ yang artinya tidak memakai lampiran tambahan.
5. Hal/Perihal
Surat
tersebut menulis dengan lengkap perihal tentang “Pengkuhan Pengurus Karang
Taruna Unit III”
6. Alamat
surat
a. Nama
orang/jabatan
Pada surat
tersebut seharusnya tidak usah dituliskan kata “Kepada” tetapi cukup kata “Yang
terhormat” yang disingkat menjadi “Yth,” dan diletakkan sejajar dengan nama
orang dan harus ditambah dengan kata Saudara atau disingkst dengan Sdr. Karena
yang ditulis adalah nama orang bukan langsung kepada jabatan orang tersebut,
seperti : Yth. Sdr. Aziz (sebaiknya ditik dan tidak ditulis tangan)
b. Jabatan
organisasi
Boleh
mencantumkan jabatan organisasi, seperti: Pengurus Karang Taruna Unit III
c. Alamat
rumah penerima surat
Pada alamat
rumah penerima surat tersebut tidak ditulis lengkap dan hanya RW dan Desa saja.
Sebaiknya ditulis juga jalan, RT dan nomor rumah, seperti : Jl. Lestari 08
RT:12 RW:03 Desa Manis Kidul
d. Keterangan
tidak boleh menuliskan “Di Tempat”
Pada surat
dinas tersebut tidak boleh menuliskan “Di Tempat” tetapi langsung menuliskan
tampatnya, seperti “Di Manis Kidul” dan kata tersebut tidak usah digarisbawahi.
7. Salam
Pembuka
Pada surat
dinas tersebut menggunakan salam pembuka dengan kata “Dengan Hormat,” dengan
tambahan tanda koma (,) diujung kata “Hormat”.
tetapi huruf “H” pada kata “Hormat” seharusnya bukan huruf capital,
tetapi huruf kecil saja.
8. Isi
surat
a. Pembuka
surat
Dalam
pembuka surat, seharusnya jangan langsung diawali dengan kata-kata “Sehubungan akan
dilaksanakan pengukuhan kepengurusan karang taruna unit III.......” tapi
diawali dengan kata-kata “Bersama surat ini kami sampaikan bahwa karang taruna
Tunas Karya akan melaksanakan kegiatan pengukuhan kepengurusan Karang Taruna
unit III Desa Manis Kidul”, setelah itu boleh menambahkan kata-kata “Sehubungan
dengan itu, kami mengundang pengurus karang taruna “Tunas Karya” untuk dapat
menghadiri perihal kegiatan tersebut diatas”
b. Waktu
pelaksanaan kegiatan
Pada surat
dinas tersebut terdapat beberapa kesalahan dalam pemakaian tanda baca atau
pemilihan kata yang tepat. Seperti:
Hari/Tanggal
: Minggu 28 Februari 2016
Tempat :
Balai Pertemuan DUSUN III Maniskidul
J a m :
16.00 WIB
Tetapi
seharusnya :
Hari,
tanggal : Minggu, 28 Februari 2016
Tempat :
Balai Pertemuan Dusun III Manis Kidul
Waktu :
16.00 WIB
c. Penutup
surat
Dalam surat
tersebut bertuliskan “demikian surat ini disampaikan atas kehadiran dan
dukungannya kami ucapkan terima kasih”. Kata-kata tersebut kurang efektif dan
seharusnya cukup dengan “Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.”
9. Salam
penutup
Apabila
dalam salam pembuka menuliskan “Dengan hormat” maka salam penutupnya menuliskan
“Hormat kami”, tapi kesalahan pada surat tersebut adalah kata “Hormat kami”
seharusnya sejajar lurus dengan isi surat.
Dan dalam
surat tersebut di cantumkan nama ketua dan sekretaris disertai nama dan tanda
tangan masing-masing, tetapi Cap/Logo organisasi nya harus berada di dekat
tanda tangan sekretaris sebelah kiri dan menggunakan Cap/logo bertinta basah,
tidak boleh kering/hasil Fotocopy.
10. Tembusan
Tembusan pada
surat tersebut dari nomor 1 sampai 4 sudah benar, tetapi nomor 5 yang
bertuliskan “Arsip” sebaiknya tidak perlu ditulis karena surat yang telah
dibuat secara otomatis sudah menjadi arsip.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar